XBRL - Formato elaborabile per la redazione dei bilanci e dei documenti contabili

Il DPCM 10 dicembre 2008 ha finalmente completato il quadro normativo necessario all’adozione dell’eXtensible Business Reporting Language (XBRL): i professionisti contabili saranno chiamati ad impiegare, fin dalla campagna bilanci 2010, il nuovo formato elaborabile per redigere lo stato patrimoniale e il conto economico (non ancora definita la tassonomia per la nota integrativa, che quindi andrà depositata in un documento pdf/a). 

Con il termine tassonomia, derivato dalle parole greche taxis = ordine e nomos = regole e generalmente utilizzato in biologia per indicare la scienza che si occupa di classificare gli organismi viventi, si intende in senso lato un sistema di classificazione.

È bene precisare che XBRL non rappresenta un nuovo "set di principi contabili" bensì un vero e proprio linguaggio in grado di codificare qualsiasi documento contabile.

Cosa c'è da sapere

L'obbligo di adottare le modalità di presentazione nel formato elettronico elaborabile ha iniziato ad applicarsi ai bilanci e ai relativi allegati riferiti all'esercizio in corso al 31 marzo 2008 per le imprese che chiudano l'esercizio successivamente alla pubblicazione sul sito XBRL delle specifiche di cui all'art. 5, comma 1 del DPCM 10 dicembre 2008 (a partire, quindi, dagli esercizi chiusi dopo il 16 febbraio 2009). Sono soggetti all'obbligo anche i consorzi con attività esterna di cui all'art. 2612 c.c., in riferimento al deposito annuale della loro situazione patrimoniale ai sensi dell'art. 2615bis c.c. (circolare Unioncamere del 23/12/2009)

In seguito all'intesa raggiunta nel mese di aprile del 2010 tra Unioncamere e Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti, con l'apertura della "campagna bilanci" 2010, si può considerare terminata la fase sperimentale, cosiddetta di prima applicazione, durante la quale è stata richiesto il doppio deposito dello stato patrimoniale e del conto economico sia in formato PDF/A che secondo lo standard XBRL.  

Secondo tale intesa, la pratica di deposito del bilancio di esercizio (e del bilancio consolidato, ove redatto) deve ora contenere:

• lo stato patrimoniale ed il conto economico compilati esclusivamente secondo lo standard XBRL;
• la nota integrativa nell'usuale formato PDF/A;
• il verbale di assemblea e tutte le (eventuali) relazioni a corredo nell'usuale formato PDF/A.

Casi di esonero

Il file XBRL non può mai essere omesso, tranne che nei casi di esonero specificamente previsti dalla normativa, che sono i seguenti:

• società di capitali quotate in mercati regolamentati;
• società anche non quotate che redigono i bilanci di esercizio o consolidato in conformità ai principi contabili internazionali;
• società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione (art. 1 D. Lgs. 209/2005);
• società tenute a redigere i bilanci ai sensi del D. Lgs. 87/1992;
• società controllate o incluse nel bilancio consolidato redatto da una delle società di cui ai punti precedenti.

In tutti i casi sopra elencati rimane obbligatoria la produzione del bilancio e di tutti i documenti allegati in formato PDF/A.

L'Ufficio del Registro Imprese di Rimini accetta inoltre la presentazione del bilancio nel solo formato PDF/A da parte delle società estere che hanno sede secondaria in Italia.

Casi speciali in cui è comunque richiesto il formato XBRL

In tutti i casi che seguono (ove non ricorra una delle ipotesi di esonero sopra elencate), i documenti contabili devono essere depositati nel formato XBRL:

• situazione patrimoniale dei consorzi (in questo caso, il software attualmente disponibile non consente la redazione del solo stato patrimoniale, per cui occorre sempre compilare anche il conto economico);
• bilancio d'esercizio di società in fase di liquidazione;
• bilanci consolidati d'esercizio.

Casi in cui non è richiesto il formato XBRL

Nelle seguenti ipotesi, non è richiesta la produzione dei documenti in formato XBRL:

Casi di inadeguatezza del formato XBRL 

Nel documento d'intesa tra Unioncamere e Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti si ribadisce quanto riportato all'art. 5 comma 5 del D.P.C.M. del 10 dicembre 2008, laddove è prevista l'ipotesi in cui la tassonomia vigente non sia sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale secondo i principi della chiarezza, correttezza e verità. In questo caso, il file informatico XBRL differisce da quello, in formato cartaceo, effettivamente approvato dall'assemblea. Nell'ipotesi descritta, oltre al prospetto contabile in formato XBRL, va anche allegato il prospetto contabile in formato PDF/A, con l'indicazione in calce alla nota integrativa della seguente dichiarazione: "lo stato patrimoniale e il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana Xbrl, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all'art. 2423 c.c.." 

Documentazione

Sul sito webtelemaco.infocamere.it è consultabile l'apposita sezione 'Bilanci - XBRL' che fornisce tutte le informazioni sulla tassonomia di riferimento e sulle modalità di predisposizione dell'istanza XBRL da allegare alla pratica di deposito del bilancio di esercizio (o consolidato) ed alla situazione patrimoniale dei consorzi.

Nella sezione Strumenti sono disponibili:

- il software per la predisposizione dell'istanza XBRL (utilizzando Microsoft Excel oppure Open Office.org);
- le FAQ relative agli errori più comuni riscontrati durante la sperimentazione degli anni passati;
- il servizio on-line TEBE per la validazione di un'istanza XBRL (aggiornato secondo la tassonomia più recente, pubblicata sul sito www.cnipa.gov.it). 

Si consiglia di validare SEMPRE, attraverso l'applicazione on-line TEBE, ciascuna istanza XBRL prima di allegarla alla pratica telematica di deposito del bilancio, ed allegare solo la versione corretta.