Documentazione di procedimento

Le domande di iscrizione e le denunce presentate dalle imprese sono in linea di principio composte da due tipologie di documenti:

• il modulo di domanda o denuncia (e documenti annessi);
• gli allegati.

A loro volta gli allegati si distinguono tra

• documenti destinati per legge ad iscrizione o deposito;
• documenti inseriti nella pratica "a fini istruttori", cioè per consentire all'Ufficio di acquisire informazioni o di eseguire i controlli di competenza, in relazione a ciascun procedimento di iscrizione.

Rientrano nella prima categoria, ad esempio, gli atti costitutivi e modificativi delle società, i bilanci; nella seconda, sempre a titolo di esempio, i documenti comprovanti l'abilitazione all'esercizio delle attività di impresa.

Sono descritte di seguito le due opzioni ammesse per la documentazione "a fini istruttori".

1. Documentazione mediante dichiarazione sostitutiva

È sempre consentito a qualunque cittadino comprovare tramite dichiarazione stati, fatti e qualità personali, che riguardino la sua persona o altri soggetti e di cui sia a diretta conoscenza, come stabiliscono gli artt. 46 e seguenti del DPR 445/2000 (Testo unico sulla documentazione amministrativa). Fanno eccezione soltanto i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi e brevetti. Inoltre, dal 1 gennaio 2012 nessun certificato può essere utilizzato nei confronti di una pubblica amministrazione.

Pertanto, per ciò che concerne le finalità istruttorie del Registro Imprese e il Repertorio Economico Amministrativo, è possibile documentare tramite dichiarazione sostitutiva qualsiasi fatto, presupposto, circostanza, titolo o requisito necessario o utile per il regolare esito del procedimento. Alla dichiarazione, se chiara e completa nel contenuto e correttamente sottoscritta, non dovrà far seguito la trasmissione di alcun altro documento.

Nota bene: secondo le indicazioni della Circolare n. 3649/C del Ministero dello Sviluppo Economico, il verbale della deliberazione con cui l'assemblea ordinaria delle società di capitali e delle cooperative nomina i propri organi sociali deve accompagnare le relative domande di iscrizione e pertanto non può essere sostituito da una dichiarazione.

Il dichiarante deve porre particolare attenzione:

• nel riportare, nella dichiarazione, gli estremi normativi e la formula di consapevolezza delle responsabilità in caso di dichiarazione mendace;
• nel dichiarare senza eccezione tutte le circostanze rilevanti ai fini dell'adempimento da perfezionare (a titolo meramente esemplificativo, nel caso di denuncia di inizio attività: estremi del documento abilitante o dell'adempimento, la data di rilascio o esecuzione, Autorità competente presso la quale è possibile eseguire i dovuti controlli).

Per facilitare la compilazione, la Camera di commercio di Rimini ha predisposto un apposito modello "dichiarazione sostitutiva". Il modello può essere:

• compilato e salvato in formato pdf e poi firmato digitalmente dal dichiarante,
• stampato, sottoscritto di pugno dal dichiarante e successivamente allegato in copia elettronica ottenuta tramite scanner, insieme con la copia di documento di identità in corso di validità del dichiarante; i documenti elettronici risultanti devono essere firmati digitalmente dal firmatario della pratica.

2. Documentazione mediante trasmissione telematica

In alternativa alla documentazione mediante dichiarazione sostitutiva, gli interessati possono avvalersi della facoltà, disciplinata dal 6° comma dell'art. 43 del DPR 445/2000, di documentare il procedimento tramite trasmissione telematica della copia per immagine, ottenuta tramite scanner, della documentazione richiesta (in caso di esercizio dell'attività ad esempio: autorizzazione, licenza, S.C.I.A., domanda o comunicazione di subingresso, ecc.). Come per le dichiarazioni sostitutive rese su originale cartaceo, anche in questo caso il documento elettronico deve essere firmato digitalmente dal firmatario della pratica.