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Posta Elettronica Certificata

Posta elettronica certificata

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da rendere certa, certificabile e opponibile a terzi la spedizione e la consegna.

Ogni titolare di un indirizzo di posta certificata può trasmettere ad un'altra casella di PEC messaggi elettronici con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

La casella può essere rilasciata da uno qualsiasi dei gestori di PEC iscritti in apposito elenco tenuto dal DigitPA.

Il 29 novembre 2008 è entrato in vigore il Decreto Legge n. 185/2008, convertito nella legge 2/2009. L’articolo 16, al comma 6, prevede che "...le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese...".

Discende da questa prescrizione la necessità di dotare la società, prima ancora della predisposizione e della trasmissione dell’istanza di iscrizione dell’atto costitutivo, di una casella di posta certificata valida, e di indicare nella pratica il relativo indirizzo.

Società già esistenti alla data del 29 novembre 2008

Secondo la norma, entro tre anni dalla data di entrata in vigore della legge, tutte le imprese dotate di forma societaria, devono avere comunicato al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata. La scadenza ultima per eseguire l'adempimento era stata quindi fissata a martedì 29 novembre 2011. L'articolo 37 del D.L. 9 febbraio 2012, n. 5 ha posticipato tale scadenza al 30 giugno 2012. Tuttavia, il DL 5/2012 ha definitivamente soppresso il termine per l'adempimento, prevedendo invece il blocco delle pratiche presentate dalle società che non hanno ancora ottemperato all'obbligo. In sostanza, una società non può eseguire iscrizioni nel Registro delle Imprese fino a che non ha comunicato il proprio indirizzo di PEC.

Non è vietato, ma rimane fortemente sconsigliato, utilizzare un medesimo indirizzo di P.E.C. per imprese diverse. Si deve tenere presente che la casella di posta elettronica certificata rappresenta il domicilio elettronico presso il quale la società, in forza di una presunzione legale, è sempre raggiungibile (per legge, un messaggio di PEC si dà per notificato al momento della semplice consegna del plico informatico al server di posta del destinatario, e non al momento della effettiva apertura dello stesso), e che la sua iscrizione e successiva modificazione sono adempimenti che solo il legale rappresentante della società può validamente eseguire.

Sulla scorta della circolare del Ministero dello Sviluppo Economico n. 3645/C del 3 novembre 2011, l'ufficio del Registro delle Imprese di Rimini accetta la presentazione della pratica di comunicazione della P.E.C. secondo la procedura di cui al comma 2quinquies dell'art. 31 legge 340/2000 (c.d. presentazione tramite "commercialista" o "professionista incaricato"). È anche ammessa, come di consueto, la presentazione tramite procuratore speciale, in forza di apposita procura conferita su supporto cartaceo dal legale rappresentante della società e allegata alla pratica in forma di immagine digitale da scanner.

Per comunicare al Registro Imprese l'indirizzo di P.E.C., o la sua variazione, è possibile utilizzare una procedura semplificata online ad uso esclusivo del legale rappresentante della società, munito del dispositivo di firma digitale, senza necessità di registrazione o autenticazione. Le modalità per effettuare tale comunicazione ed ogni altra informazione sono reperibili all'indirizzo http://www.registroimprese.it//dama/comc/comc/IT/pec/indexSocieta.jsp

Le istruzioni per la compilazione della pratica, per i soggetti diversi dal legale rappresentante (professionista incaricato, procuratore speciale), o comunque quando non si desideri utilizzare la procedura semplificata di cui sopra, sono disponibili in questa Guida alla compilazione.

L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese (e le sue successive eventuali variazioni) sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

Società costituite dopo il 29 novembre 2008

Dal 29 novembre 2008 le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese.

Quando nell'istanza di iscrizione non è riportato un indirizzo P.E.C. valido, l'Ufficio Registro Imprese richiede la regolarizzazione assegnando un congruo termine; nel caso di mancato adempimento si potrà procedere con il rifiuto della domanda.

Nota bene: l'indirizzo di posta deve risultare attivo al momento della trasmissione della domanda di iscrizione. L'Ufficio esegue appositi controlli al fine di verificare l'esistenza e il regolare funzionamento della casella di P.E.C. dichiarata dalla società.

Variazioni dell'indirizzo di posta elettronica certificata

Come detto, la casella di posta elettronica certificata rappresenta, ad ogni effetto, il domicilio elettronico della società ed è perciò importantissimo iscrivere tempestivamente ogni sua eventuale variazione.

Le variazioni dell'indirizzo di posta elettronica certificata sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

Si rimanda al paragrafo su "Società già esistenti alla data del 29 novembre 2008".

P.E.C. da indicare in ogni pratica di Comunicazione Unica

Finalità completamente diversa, rispetto all'indirizzo P.E.C. da iscrivere nel Registro Imprese (di cui ai paragrafi precedenti), caratterizza l'indirizzo P.E.C. da indicare nell'ambito di qualsiasi pratica di Comunicazione Unica.

La procedura di Comunicazione Unica per la Nascita dell'Impresa, istituita dall'art. 9 del DL 7/2007, comporta l'utilizzo della PEC per ogni comunicazione tra l'impresa (o i suoi intermediari), l'Ufficio del Registro Imprese e gli altri Enti coinvolti. In questo caso, la casella di PEC rappresenta non già il domicilio elettronico dell'impresa, bensì la domiciliazione eletta unicamente per le comunicazioni relative al singolo procedimento, fino all'esito finale di quest'ultimo.

Per le sole imprese individuali, esiste ancora la possibilità di richiedere una casella di posta elettronica appartenente al dominio legalmail.it al momento stesso della presentazione della ComUnica. In tal caso:

la casella PEC può essere richiesta compilando gli appositi campi tramite l’applicativo ComUnica (ATTENZIONE: nel caso che l'indirizzo prescelto risulti già assegnato ad altro utente, si genera una casella con il numero di codice fiscale dell’impresa; per evitare che ciò avvenga, si consiglia vivamente di effettuare preventivamente una verifica dell’esistenza di una casella con lo stesso nome, usando il controllo Verifica PEC);
nella distinta di Comunicazione Unica, da firmare digitalmente, vengono esplicitate le condizioni di utilizzo della casella PEC che sarà assegnata all'impresa;
la casella è gratuita per 3 mesi;
la creazione della casella PEC viene notificata via e-mail all’indirizzo di posta elettronica indicato nel modello di ComUnica;
le credenziali di accesso sono disponibili nell’area riservata del sito www.registroimprese.it (collegandosi a www.legalmail.it);
lo spazio disponibile è di 100 MegaByte;
la casella riceverà solo messaggi di posta elettronica certificata (saranno respinti i messaggi tradizionali);
la casella potrà inviare messaggi di posta elettronica certificata e normale.